Réponses à vos questions
 
Message d'Yves Guillemot aux employés d'Ubi Soft ,  mardi 9 février 1999 11:00

Bonjour,

Vous trouverez ici les réponses et propositions relatives aux premières questions et problèmes soulevés lors des réunions de dialogue de fin décembre 1998 et de début janvier 1999.

Après étude nous avons pu regrouper les questions sous un certain nombre de grands thèmes.

1. Information sur la stratégie, les priorités et les objectifs de la société et son organisation

Il apparaît clairement à la suite de nos rencontres que toute l'information sur la stratégie et l'organisation de la société ne parvient pas de manière satisfaisante à l'ensemble des salariés. Pourtant, cette information existe du fait de la nature " publique " de l'entreprise. La cotation en Bourse implique de nombreuses obligations de communication, dans la presse financière, d'informations relatives à la stratégie et aux résultats.

Nous allons donc renforcer et améliorer les modes de communication, et notamment mettre en place une cellule de communication au sein de chaque métier, ainsi que programmer des réunions bi-annuelles d'explication de la stratégie, des priorités et des objectifs d'Ubi Soft .

2. Présence d'un service de gestion des Ressources Humaines à Montreuil

Chaque responsable au sein de chaque société et en second lieu chacun des cinq frères se doit d'être un interlocuteur privilégié pour les questions relatives à la rémunération, aux conditions de travail et à l'évolution de chacun dans le groupe. Par ailleurs, l'équipe chargée de l'élaboration des salaires s'efforce depuis toujours de répondre aux questions qui lui sont posées, relatives au décompte des absences (maladie, congés, maternités,...) et autres éléments portant sur la rémunération. Cette organisation ne répond néanmoins plus aux besoins actuels nés de l'évolution des attentes des salariés, aujourd'hui plus nombreux.

Nous allons nous entourer pour chacun de nos métiers de plusieurs responsables des ressources humaines. Ces personnes seront directement rattachées aux responsables des métiers. Elles seront notamment chargées de coordonner la publication des annonces de recrutement, collecter les candidatures, définir les postes et établir les organigrammes. Elles auront également pour mission de coordonner et organiser les formations, et d'assurer les suivi des carrières et des évaluations. Elles seront des interlocuteurs privilégiés pour chaque métier pour toutes les questions relatives aux ressources humaines.

3. Définition des postes et des interlocuteurs (organigrammes, échelons, niveaux)

En collaboration avec tous les acteurs et sous la direction des responsables des métiers, les responsables ressources humaines se verront confiés prioritairement cette mission afin que les fonctions et les responsabilités de chacun soient formalisées.

4. Définition d'une grille des rémunérations

Etant donnée la diversité des métiers au sein des différentes sociétés Ubi Soft, il n'est pas envisageable d'établir une grille unique. Ces métiers sont issus de formations très différentes et intègrent des spécificités qui leur sont propres. Des grilles de rémunération existent d'ores et déjà dans certaines sociétés et n'ont pas été à ce jour définies dans toutes les sociétés.

Nous allons établir des grilles de rémunérations indicatives pour tous les métiers de l'entreprise dans la continuité de la définition de poste à laquelle nous nous sommes engagés précédemment. Les responsables des ressources humaines seront chargés d'actualiser ces grilles et de les tenir à la disposition de chacun.

Les primes constituent cependant un élément majeur de motivation des personnes et le signe de la reconnaissance particulière de l'entreprise à la contribution de chacun : la fixation des primes, par les responsables désignés, restera donc individualisée.

Ubi Soft gardera ainsi sa souplesse, sa réactivité et sa capacité de mobilisation : nous évoluons dans un métier qui est encore en devenir et des adaptations constantes sont nécessaires pour qu'Ubi Soft reste un acteur sur ses marchés.

5. Aménagement de la politique de recrutement

Nous avons fait le choix de confier le recrutement de nouveaux salariés aux personnes qui travailleront avec eux lors de leur entrée dans l'entreprise. Nous pensons que c'est une méthode qui favorise l'équilibre et l'harmonie des équipes ainsi que le plaisir de travailler ensemble.

Les responsables des ressources humaines deviendront des spécialistes du recrutement dans les métiers dont ils ont la charge, et pourront assister et former les personnes amenées à recruter .

6. Information sur les règles de fonctionnement des horaires

Suite aux informations collectées au cours des réunions de dialogue concernant les horaires effectués à Montreuil dans les différentes sociétés, il a été décidé de fermer les locaux à 20h00.

Le dirigeant de chaque société étudiera et formalisera les règles d'aménagement du temps de travail possible dans chacun des métiers dont il a la charge, en respectant les règles édictées par les différentes conventions collectives.

7. Information sur les avantages sociaux

Bien que l'information n'ait pas été suffisamment diffusée auprès des salariés, le service social a toujours fait preuve de souplesse en prenant en considération les besoins de chacun. Il accorde notamment régulièrement des avance sur salaire en cas de difficultés personnelles passagères.

La rémunération des salariées en congé maternité est maintenue en totalité. Les sociétés prennent à leur charge, de façon volontaire, la différence entre le salaire régulier et la couverture minimum plafonnée versée par la sécurité sociale.

La mutuelle complémentaire société, non obligatoire, a été récemment re-négociée, afin de proposer à chacun une meilleure couverture à un tarif plus avantageux.

Une participation aux frais de transport en commun, équivalente à 50% du tarif payé, est proposée à tous, et ce, sans plafonnement.

Nous avons décidé, en 97, de proposer aux salariés une formule de restauration pour le déjeuner. Suite aux mécontentements constatés lors des réunions de dialogue avec le système de restauration Quatuor, il a été demandé à chaque responsable de société d'étudier la mise en place de tickets restaurant ou chèques repas, sur la même base que la contribution Quatuor, pour ceux qui ne souhaitent pas déjeuner chez Quatuor.

Les responsables ressources humaines tiendront à la disponibilité de chacun, pour chaque métier, les informations relatives aux avantages sociaux.

8. Information sur les stocks options

Afin d'associer de manière la plus large possible les salariés au développement du groupe, il a été mis en place une politique d'attribution d'options de souscriptions d'actions concernant l'ensemble des salariés. Celle-ci a donné lieu à la mise en place d'un premier plan de 50.000 options de souscriptions d'actions à 180 francs le 15 juin 1996. Un second plan de 50.000 options de souscriptions d'actions à 397 francs a été mis en place le 22 avril 1997.

Nous finalisons actuellement un troisième plan de 50.000 options de souscriptions d'actions à 669 francs. Vous recevrez très prochainement une information personnelle sur les options qui vous sont attribuées pour ce troisième plan, accompagnée d'un récapitulatif concernant celles qui vous ont été attribuées lors des plans d'options précédents.

Nathalie Etienne, responsable juridique en charge du service des titres, est à votre disposition pour tout renseignement concernant les plans d'options ou les actions Ubi Soft.

9. La multiplicité des Contrats à Durée Déterminée

Le 15 décembre dernier, sur 470 personnes employées par des sociétés installées en France, 3 personnes présentes, titulaires de Contrats à Durée Déterminée, ont eu plus de 2 Contrats à Durée Déterminée avec une ou plusieurs sociétés Ubi Soft depuis leur intégration dans le groupe.

Ces situations ne constituent en aucun cas la politique sociale d'Ubi Soft. Nous veillerons désormais à ce qu'il n'y ait pas la possibilité d'effectuer plus de 2 contrats CDD au sein du groupe.

10. L'évaluation des compétences

Concernant l'évaluation des compétences, nous avons décidé de mettre en place, au sein de chaque société, des bilans de compétence individualisés bi-annuels. Ceux-ci seront conduits par les responsables des métiers, en collaboration avec les responsables des ressources humaines.

Lors de ces entretiens d'évaluation, les responsables des métiers définiront, en accord avec chaque salarié, les besoins en formation continue ou formation interne. Les responsables des ressources humaines seront chargés de coordonner les actions de formation individualisées.

11. Informations carrières et mobilité

Les responsables des ressources humaines centraliseront l'ensemble des opportunités de postes offertes dans les métiers qui sont de leur compétence. Ces opportunités seront proposées aux salariés ayant exprimé des souhaits d'évolution lors des entretiens d'évaluation.

12. Structures de communication et de concertation

Ubi Soft privilégie une communication directe. C'est pourquoi chacun peut et doit s'adresser à son responsable si un dysfonctionnement lui apparaît dans son travail ou dans les conditions d'exercice de celui-ci.

Les responsables des ressources humaines, au sein de chaque métier, seront également des interlocuteurs chargés de recevoir et de répondre aux questions de chacun.

13. Création d'un site Web Ressources Humaines

Nous avons décidé de créer un site Web Intranet relatif aux ressources humaines.

Ce site, à la disposition de l'ensemble des salariés, permettra à chacun d'avoir facilement accès à l'ensemble des informations légales d'ordre social (convention collective, règlement intérieur etc ...) et centralisera les questions et réponses relatives à ce sujet. Il présentera de plus les départements et activités du groupe et recensera les fiches métiers.

Il proposera par ailleurs des outils d'auto-évaluation et de développement personnel, et présentera les programmes de formations, interne et continue, disponibles pour chaque métier.

14. Espace à Montreuil

La croissance des effectifs et du nombre de sociétés installées à Montreuil s'est accompagnée de l'extension des locaux occupés. Depuis près d'un an, la totalité de l'immeuble est occupée par des sociétés Ubi Soft. Nous avons donc atteint une limite à l'extension de l'espace alors que le nombre de collaborateurs n'a cessé de croître.

Nous envisageons par conséquent d'installer certains métiers dans de nouveaux locaux. La structure de production de produits éducatifs et culturels, Ludimédia, intégrera le moins prochain de nouveaux bureaux dans le centre de Paris. Nous poursuivons actuellement notre réflexion sur la nature des métiers à délocaliser.

Nous allons augmenter l'espace de travail alloué à chaque salarié et veiller à son bien-être, en améliorant notamment la qualité des installations relatives au confort quotidien (climatisation, sanitaires, restauration, repos ....).

Si vous souhaitez des informations complémentaires, concernant les points abordés ci-dessus, n'hésitez pas à nous contacter. De même, si vous avez des questions sur des sujets qui n'auraient pas été abordés lors de nos réunions, nous sommes disponibles pour vous répondre.

Très bonne journée,

Yves.

lundi 18 janvier 1999 17:45
Message d'Yves Guillemot envoyé à Ubi Montreuil
Objet: Organisation des activités de production de Montreuil

Bonjour à tous,

Je suis heureux de vous annoncer que Madame (bip!) va prendre la responsabilité de la coordination des activités de production de Montreuil.

Après avoir travaillé chez Guillemot International et après avoir dirigé une société de distribution de jeux en Grande-Bretagne, Madame (bip!) arrive chez Ubi Soft en 1987, où elle occupe d'abord le poste de Directrice Edition et Marketing. En 1990, elle créé puis dirige Ubi Soft US, avant de diriger Ubi Soft UK en 1995. Après un congé parental de deux ans pour élever ses deux filles, elle revient chez Ubi Soft en 1997 en tant que responsable des ventes monde. Forte de son expérience de gestion et de management, elle quittera en mars les ventes internationales (qui vont beaucoup la regretter !) pour la production France.

Dans ses nouvelles fonctions, Madame (bip!) aura à coeur de faciliter la circulation de l'information et d'améliorer l'organisation du travail au sein de la production. Son rôle sera identique à celui de Madame (poc!) à Montréal et à celui de Monsieur (zip!) à Shanghai. Elle s'appuyera pour cela sur une équipe de communication, et sur les responsables de studios locaux qui seront proches et disponibles pour chacune des équipes de Montreuil.

D'autres évolutions suivront bientôt pour la production, mais aussi pour les autres activités de l'entreprise bien sûr ! Nous vous en informerons aussitôt. Bien entendu, nous sommes à votre disposition pour vous écouter et répondre à toutes vos questions.
Bonne fin de journée,

Yves

Ubi Free: Madame (bip!) est à l'origine de la pétition lancée dans les bureaux d'Ubi Soft le 22 décembre

Répondre à Yves Guillemot

vendredi 15 janvier 1999, 18h15
Message d'Yves Guillemot envoyé à Ubi "France"

"Bonjour à tous,

Les échanges des semaines passées ont été pour nous l'occasion de mieux
connaître vos préoccupations et vos aspirations.
Nous souhaitons maintenant commencer à donner des réponses concrètes à vos
attentes.

Dès lundi et tout au long de la semaine prochaine, vous allez recevoir par
mail des informations sur les améliorations que nous souhaitons apporter
concernant l'organisation et la communication.

Bonne fin de journée,

Yves

lundi 21 décembre 1998 18:25

Bonsoir à tous,

Gérard, Michel, Christian, Claude et moi-même vous invitons à des réunions de dialogue au cours desquelles nous pourrons échanger sur les sujets du
moment. Ces rencontres débuteront les mercredi 23 et jeudi 24 décembre.
Elles se poursuivront ensuite début janvier.

Les réunions concernent l'ensemble des équipes françaises du groupe et sont organisées comme suit :

mercredi 23 décembre :
de 9h30 à 12h15 : tous les salariés Ludimédia sont conviés
de 13h15 à 16h00 : tous les salariés Ubi Pictures basés à Montreuil (les montpelliérains seront conviés en début d'année prochaine)
de 16h15 à 19h00 : tous les salariés Ubi Sound Studios, Ubi Média Sound,  Ubi Média Pictures, Ubi Média Studios

Jeudi 24 décembre :
de 9h30 à 12h15 : tous les salariés Ubi Game Design

Nous vous donnerons rapidement des précisions supplémentaires pour les dates de rencontres avec les autres sociétés françaises du groupe.

Lieu de la réunion : " extérieur à l'entreprise " (Ubi Free)


Bonne fin de journée à tous,

Yves.

Mardi 15 décembre 1998, 22h18.

Voici le message qu'Yves Guillemot a adressé hier soir aux salariés français d'Ubi Soft par le biais de la messagerie interne.
En attendant des mesures plus concrètes, nous nous contentons de ces protestations de bonne volonté.

Bonjour,

Internet est un outil formidable ! Il permet à chacun d'envoyer des
messages et de se faire entendre.
On a entendu... un peu fort !
http://www.multimania.com/ubifree

Nous allons d'abord devoir traiter l'ensemble des questions posées par la
presse nationale qui a reçu ce mail. Bien entendu, ensuite, nous allons
travailler, avec vous, pour améliorer le fonctionnement de l'entreprise et
continuer son développement.

A bientôt,

Yves

Mardi 15 décembre 1998, 20h10.

Ubi Soft, société par excellence connectée et sur-connectée sur le monde entier, ne trouve comme réponse au lancement d'Ubi Free que la coupure quasi immédiate de l'accès au site pour tous ses employés.

Hors de l'image officielle, point de salut ?

Nous attendons toujours une réponse des dirigeants d'Ubi Soft.

L'Equipe Ubi Free